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ビジネス

問題発見方法と解決6つのプロセスで能力を高める手法の基本要素

投稿日:2017年11月9日 更新日:

マネジャーなど管理職においては、日々、チームや個々のメンバー、ビジネス上での戦略の問題点を見つけ、改善や対応を前提とした解決を迅速に施していかなくてはいけなくなります。もちろん、個人でも言えることです。ここでの「問題」とは、「現状」と「本来求められるチーム像や目標達成」とのギャップを示し、それを何かしらの方法や手法で解決へ導いていかなくてはいけないものを表します。簡単な例として、顧客(お客様)からのクレームを問題発見とします。解決するためには、顧客側の立場に立って疑問や不満を考え、自社のモモノやサービスの根底にある問題を見つけることから始まります。チームであれば、メンバー個々のモチベーションなのか、目標達成できない場合は、元々の目標が高すぎるのか、戦略や行動が伴っていないのかなどが挙げられます。

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問題発見の方法

問題を発見するには3つの方法があります。

  1. 外部や異なる視点
  2. 比較による視点
  3. 4M

 

外部や異なる視点

日々、業務に追われ、ルーティーンのように繰り返していると、問題があるにもかかわらず、見落としてそのままの状態になってしまうことが多々あります。これは、所謂、人間の”慣れ”と呼ばれるものですが、それが、問題発見の鈍化を起こしているのです。したがって、管理する立場の人は、「問題が生じていないか」の視点でチームや業務、戦略を常に注意を払う必要があります。

  • 他の事業部、課からの意見聴取
  • メンバーからの業務進行に対しての聴取

これらの方法があります。ごく当たり前に感じますが、なかなかこれが出来ていません。

比較による視点

任されているチームの数値目標がある場合は、そのために実行している行動や数字(売上実績)など様々な角度から比較することで検討できます。

他にチームがあり、共通する業務やルールについて、自分のチームと比較することにより問題点を抽出できます。

問題発見の4M

主に生産現場で製品品質の要素として用いられる方法です。

4Mとは、

  • 人(Man)
  • 材料(Material)
  • 機械(Machine)
  • 方法(Method)

で表されます。これを生産現場以外でも流用することができます。

  • 人(Man):チームのメンバー(モチベーション)に問題がないか。
  • 材料(Material):情報や資料
  • 機械(machine):チームメンバーの行動、戦略
  • 方法(Method):業務や行動の方法、戦略の中身

このような視点で「問題」の洗い出しが可能になります。

問題解決6つのプロセス

問題を解決するに当たっては、6つのステップを実行していくことで、根底にたどり着き、対策を講じることが可能となります。そして、これにより、論理的に説明できることになり、メンバーなども納得して問題解決に取り組みことができます。

プロセスは”1″から順に実行し、以下の6つの要素なります。

  1. 現状把握:現状と本来求められるチーム像や目標達成のギャップを洗い出す。
  2. 根底原因の追求:解決すれば生じなくなる問題を捉える。
  3. 改善すべき目標設定と立案:”2″に対しての目標設定、計画を立て直します。
  4. 改善すべき立案の実行:定期的なチェックを行い、情報共有と修正を図ります。
  5. 成果、結果の確認:目標達成していた場合も改善案が成功したのかを検証します。
  6. 成果、結果の定着化:成功事例をそのままにすることなく、さらに改善し、更なる成果を目指します。

現状把握には、「三現主義」を忘れずにします。

< 三現主義 >

  • 現場:現場を見る
  • 現物:問題が生じているモノ、部分を実際に確認
  • 現実:生じていることをそのままに確認

根底原因の追求には、「ロジックツリー」を用いると可視化が容易になります。

ロジックツリーとは、抽象的なものを具体化していき、個々の業務などにまで落とし込むための論理的思考を築くものです。

まとめ

日々、気づかないうちに多くの問題が発生しています。何かおかしいな。この観点・視点を忘れなければ、大きな気づきが潜んでいます。そのための解決策の一つを説明しました。自社または個人に合わせ考えて改善に役立てましょう。

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