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ビジネス

仕事を任せる方法や技術を学び、不安なまま丸投げにしないコツ

投稿日:2017年8月26日 更新日:

仕事を任せるとき、責任がかかるのが不安なため、丸投げしてしまっていませんか。任せるということは、あなたに部下がいたり、チームを率いなくてはいけない立場でしょう。”丸投げ”することは”任せる”とは違います。そして、”振る”というのも”任せる”とは違います。業務の優先順位でしょうか。一体なんなのか?コツがあるのです。管理者という立場で、現場にも出るいわゆるプレイングマネジャーは、自身でやったほうが早い作業や業務の場合でもそれを手放し、部下を成長させる方が、結果的には自身に時間が生まれ、本来やるべきことに注力できるのです。

ここでは、本来の仕事の時間を作るために、どのような業務を部下に委譲していくべきかを簡単に区分けしていきます。

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緊急度と重要度による仕事の任せ方

日常業務をするにあたって、あなたが全てやるべき仕事はいくつあるでしょうか。部下に任せることで時間を作れるにもかかわらず、”自分でやった方が早い”などの理由で抱え込んでいないでしょうか。もし、あなたがマネジャークラスのポジションであれば、今すぐその理由は捨ててください。

仕事の優先順位を把握するにあたって、リーダーやマネジャーなどの立場にある人の視点で、客観的指標で”緊急度”と”重要度”によって時間管理に使える表です。

これは、仕事のタイプを”重要度”と”緊急度”によって”時間配分”を基礎として、4つの区分に分けたものです。

①重要度、緊急度、共に高い

急ぎかつ重要な仕事です。優先順位は高く、自身としても、チームとしても真っ先に取り組むべき事案です。例えば、締め切りが近いものが挙げられます。元々は、期間があったため、④のどちらも低い所にあったが、締め切りが近くに連れ、①になってきたと考えられます。

②重要度:高 緊急度:低

急ぎではないが重要な仕事です。優先順位は、自身にとって高く、チームとしては長期的、複数年度に渡って取り組む事案です。例えば、効率化や分析、改善、商品企画などです。この処理を早めていくことで、①になる事案を軽減することができます。

③重要度:低 緊急度:高

急ぎだが重要ではない仕事です。優先順位は、自身にとって低いが、自身としてもチームとしてもやらなければならない事案です。自身は②の事案を優先的に考えるべきなので、ここに当たる事案にいつまでも時間を割いていると②の事案に取り組めなくなります。つまりは、この事案は、チームのメンバーに”任せる”べきものと言えます。

④重要度、緊急度、共に低い

急ぎでも重要でもない仕事です。優先順位は低く、自身としてもチームとしても積極的に行う理由がなければ、最後に処理する事案です。時には削減すべき時間である場合もあります。

リーダーやマネジャーなどの立場の人の多くが、上記で見てきた、”②急ぎではないが重要な仕事”より”③急ぎだが重要ではない仕事”を優先し、時間を費やしている傾向にあります。考え方としては、”③急ぎだが重要でない仕事”は、なるべく部下に任せて、自身は、これらに時間を取られないようにすることです。

長期的、短期的視点での優先順位

短期的には、①→②→③の順番で仕事に取り組むことが大切です。そして、長期的には、②→①→③の順番で取り組みます。④に関しては、必要か否かを含め、削減対象となるような事案ですので、見極めていきます。

チームメンバー、部下への権限移譲

③に関しては、自身は手放す取り組みをしていかなくてはいけません。そのためには、丸投げになってはいけませんし、不安を覚えることなく丁寧な対応が望まれます。

権限移譲の3つのポイント

  • 細かい指示が多い
  • 業務の制約が多い

これでは、メンバーや部下は、嫌になってしまいます。なぜなら、意欲も高まらず、成長もしないからです。信頼して、自分の業務を任せる

  1. メンバー、部下の成長という観点をもつ
  2. 任せた業務も自分の責任の範囲にあることを自覚する
  3. 業務報告を都度してもらう

“任せる”というのは、自身も責任をもちつつ、メンバーや部下にも責任を持たせることです。ですので、”丸投げ”とも”仕事を振る”とも違うのです。それら2つは、メンバーや部下は、指示待ち体制です。当然、言われたからやる、成長はしないとなります。多少不安があって”任せた業務”は、上記3つの視点をもつことが、より重要となります。

それぞれの事案をチャックして、改善すべき点は改善し、任せるものは任せることで、自身の時間を作ることで、メンバーや部下は成長していき、より強固なそして強いチームが築けることに繋がっていきます。

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